Waarom kiezen voor de Woningbouw Monitor boven Excel?

/door

Excel is net als een Zwitsers zakmes: iedereen heeft er een, het is multi-functioneel en kan ‘bijna alles’, maar om er nou een heel huis mee te bouwen…

Veel gemeenten gebruiken Excel ook voor het bijhouden van de woningproductiegegevens. Excel is zeer nuttig voor het maken van eenvoudige analyses, rapportages, het manipuleren van kleine datasets en het maken van specifieke grafieken. Toch is Excel niet ontwikkeld als een instrument om data in te bewaren – als primaire bron van data en kennis. Ook wij gebruiken Excel, voor kleine calculaties, van budgetten tot projectinschattingen. En als je slechts 3 tot 5 projecten in je gemeente hebt en de status kunt opvragen door een ronde op de fiets te doen, dan volstaat Excel natuurlijk. Maar als je iets meer projecten hebt wordt het beheer van data al snel een uitdaging.

Eerder schreef ik al rondom de woondeals dat er enkele redenen zijn waarom gebruikers van Excel afstappen naar een meer systematische tool. Op verzoek ga ik er in dit blog wat meer op in en geef ik 15 argumenten die onze gebruikers aandragen waarom ze de overstap hebben gemaakt naar onze Woningbouw Monitor:

  1. Generieke spreadsheet versus een specifiek voor woningbouw ontwikkelde applicatie, voor en door beleidsmedwerkers wonen: Het bijhouden en inzicht krijgen in de woningbouwproductie is meer dan alleen rijen en kolommen van getallen. Soms helpt het bijvoorbeeld om de projecten op een kaart te zien, en te filteren op ‘alle sociale huurwoningen’ uit de woondeal sleutelprojecten en direct inzichtelijk te krijgen waar de projecten zich bevinden, in welke fase ze in het proces zitten, wat de laatste wijzigingen zijn ten opzichte van de laatste keer etc. etc. De Woningbouw Monitor is ontwikkeld via onze Design Sprint methode en doorontwikkeld met inmiddels zo’n 30 gemeentes: dóór en vóór beleidsmedewerkers wonen, op lokaal, regionaal en provinciaal niveau.
  2. Real-time samenwerking: Vele handen maken licht werk. Maar dat moet je wel organiseren. Onze Woningbouw Monitor stelt teams in staat om in realtime samen te werken. In tegenstelling tot Excel, waarbij versies heen en weer moeten worden gestuurd, biedt een centrale online omgeving de mogelijkheid voor meerdere gebruikers om tegelijkertijd in dezelfde omgeving te werken.
  3. Toegankelijkheid: De Woningbouw Monitor is toegankelijk vanaf elke locatie met een internetverbinding en een moderne browser (zoals FireFox, Chrome of Edge). Dit betekent dat u altijd en overal toegang heeft tot uw gegevens, in tegenstelling tot Excel, dat lokaal op een specifieke computer kan zijn opgeslagen, of op een netwerkschijf staat. Er zijn ook gemeentes die hun wethouder toegang geven tot de monitor. Sommigen overwegen zelfs de raad beperkt toegang te geven. Dan wil je wel zeker zijn dat ze naar het juiste actuele beeld kijken en op gecontroleerde wijze.
  4. Gegevensbeveiliging: De Woningbouw Monitor biedt een hoog beveiligingsniveau, zowel door onze eigen ontwikkeling alsook de beveiliging die Azure biedt. Dit is vele malen veiliger dan lokale Excel-bestanden. Met ingebouwde encryptie en geavanceerde toegangscontrolemechanismen kunt u ervoor zorgen dat uw gevoelige projectgegevens veilig zijn. Bovendien kunt u met verschillende gebruikers, verschillende rechten toekennen en de toegang controleren.
  5. Kunnen monitoring: Om goed bij te kunnen houden of de prestatieafspraken gehaald worden en hoe het er voor staat, is het van belang om grip te houden op de ontwikkeling van de informatie. Niet alleen de huidige status is van belang, maar het verloop van projectinformatie. Zo kun je op die manier zien wat de status ‘was’, wat het ‘is’ en op basis daarvan prognotiseren. Alleen zo kun je goed monitoren. Excel biedt die mogelijkheden niet.
  6. Continuïteit: De kennis die vaak in een Excel is gestopt, zit vaak bij één (of enkele) beleidsmedewerkers. Alleen die begrijpt de logica van de Excel, de formules die er in verwerkt zijn, en hoe de draaitabellen zijn opgebouwd. Niet zelden zijn dit personen die of binnen afzienbare tijd met pensioen gaan of mogelijk naar een andere werkgever op zoek zijn. Om de continuïteit te waarborgen, helpt het om mee te liften met een gestandaardiseerde oplossing, waar veel gebruikers zijn en waar je kunt vragen om hulp indien nodig.
  7. Beheer: De Woningbouw Monitor is zeer schaalbaar en wordt door ons in beheer genomen. U kunt eenvoudig meer opslagruimte of meer gebruikers toevoegen zonder dat dit invloed heeft op de prestaties. Ook levert het geen druk op bij de ICT afdeling, omdat wij immers zorgen voor het beheer.
  8. Geschiedenis bijhouden met de audit trail: Onze Woningbouw Monitor houdt een nauwkeurige audit trail bij: hierbij kun je zien wie heeft wat en wanneer gewijzigd. Dit helpt bij de monitoring maar geeft ook zicht op wie welke wijziging gedaan heeft. Dit vermindert de kans op menselijke fouten en maakt alles inzichtelijk voor verantwoording. Als de opleverjaar of -maand gewijzigd wordt, kan er bovendien een ‘reden van wijziging’ worden opgegeven voor nadere analyses. Lees meer over de audit trail.
  9. Integraties met andere systemen: De Woningbouw Monitor is een cloud gebaseerd systeem met een beschikbare API. De data kan naadloos geïntegreerd worden met andere softwaretools. Zo hebben wij al gekoppeld met ondermeer Esri, Primavera en Geoserver. Dat kan rechtstreeks via een REST API of met tussenstap waarbij bestanden op specifieke plek gezet wordt. Ook kan de data altijd eenvoudig geexporteerd worden in Excel of CSV.
  10. Versiebeheer en backups: Met de Woningbouw Monitor is versiebeheer en het backupen van data automatisch geregeld. U kunt eerdere versies van projecten bekijken, met hulp van de tijdmachine naar een specifieke datum en indien nodig een volledige backup van de data terugzetten. Kortom, u hoeft zich geen zorgen te maken over het per ongeluk overschrijven van belangrijke gegevens wat een reëel risico is met Excel.
  11. Kwaliteit van de data en gegevensconsistentie: Bij het gebruik van de Woningbouw Monitor zijn alle gebruikers altijd op de hoogte van de meest recente gegevens – één centrale waarheid – wat zorgt voor consistentie en vermindert de kans op verwarring of fouten die kunnen optreden bij het gebruik van meerdere Excel-bestanden. Ook worden de kenmerken met hulp van ‘selectievelden’ gedaan en waar mogelijk controles gedaan met hulp van de BAG, waardoor typefouten, dubbelingen, etc. tot het verleden behoren. Dit is een stuk lastiger in te richten in Excel.
  12. Geavanceerde analysefuncties De Woningbouw Monitor is ontwikkeld in Python en R – wat veel gebruikt wordt in de wetenschappelijke wereld en Machine Learning / Kunstmatige Intelligentie ontwikkeling. Bovendien is de Woningbouw Monitor op het Azure platform – wat toegang biedt tot de Cognitive Services – waardoor we een belangrijke kennisbron kunnen aanspreken, inclusief nieuwe ontwikkelingen zoals ChatGPT. Dit wordt gebruikt bij het maken van analyses en biedt de mogelijkheid om prognoses e.d. te maken.
  13. Ondersteuning waar nodig: De Woningbouw Monitor wordt door ons ontwikkeld en voorzien van updates. Ook hebben wij een support kanaal met video’s, tekstuele uitleg en een support kanaal als je er niet uitkomt.
  14. Lokaal, regionaal en op provinciaal overzicht: De Woningbouw Monitor wordt inmiddels naast lokaal (gemeentelijk) niveau ook in regio’s gebruikt, zoals het Stedelijk Gebied Eindhoven (SGE). De Woningbouw Monitor zorgt ervoor dat de data van de lokale en regionale monitoren automatisch gesynchroniseerd worden op de verschillende niveau’s. Tegelijkertijd houdt u als lokale gemeente wel regie over uw eigen data waarbij u kunt aangeven welke projecten u in meer of mindere mate wil delen – zodat wel de aantallen op regionaal niveau inzichtelijk worden, zonder de details. Ook de aansluiting bij de provincies wordt door ons gefaciliteerd. Zowel de ‘met-een-druk-op-de-knop’ provincie rapportage, als de mogelijkheid voor provincies om alle onderliggende regio’s en gemeentes op verschillende niveau’s inzichtelijk te krijgen.
  15. Community en doorontwikkeling: Tot slot, de Woningbouw Monitor wordt ontwikkeld samen met deelnemende gemeentes en in afstemming met provincies. Je kunt – als je wil – in contact komen met vele gebruikers van de Woningbouw Monitor, om ervaringen uit te wisselen, ideeën te bespreken en invloed uitoefenen op de roadmap.

Zijn er dan alleen maar nadelen aan het gebruik van Excel ten opzichte van de Woningbouw Monitor? Dat is uiteraard niet het geval. De flexibiliteit van Excel geeft grote vrijheid om eindeloos de dingen te doen waar Excel goed in is: cijfers in rijen en kolommen. Zoals snel getallen aanpassen, kleine formules toevoegen, draaitabellen maken, de VLOOKUP’s, etc. Uiteraard heeft dat consequenties, maar die flexibiliteit is natuurlijk zeer aantrekkelijk.

Gelukkig heeft de Woningbouw Monitor voor de doorgewinterde Excel-fans nog een escape: je kunt de data altijd nog exporteren naar een Excel file mocht je dat graag willen en de bulk-editor net niet doen wat je wil. Het is en blijft immers jullie data.

Zie ook

Webinar

Whitepapers

Nieuws

Blogs

Testimonials

Photo by Rubaitul Azad on Unsplash

Misschien ook iets voor u
Masterclass – Predictive Analytics: voorspellen van vertraging in de Woningbouw
De kracht van ‘lenzen’ in Apollo
Apollo: de drie-eenheid van een datagedreven veiligheidsaanpak
Metropoolregio Eindhoven versterkt regionale aanpak woningbouwopgave met de implementatie van de Woningbouw Monitor
Masterclass – Het opsporen van verdachte netwerken in gemeentelijke data
Zeven gemeenten in de Regio West-Brabant West kiezen voor de Woningbouw Monitor
Gemeente Helmond kiest voor de Woningbouw Monitor
Radicalisering en terrorisme als ‘wicked problem’ voor de overheid